Archiveren is opruimen en vooral weggooien

[:nl]archiveringDit is toch de schrik van iedere werknemer of werkgever wanneer u moet werken aan zo’n bureau. Toch doen veel mensen dit dagelijks.
Kijk eens naar uw bureaublad, de mappen op uw computer, afbeeldingen, mailboxen en uw apps op uw smartphone. U zult er niet over struikelen en u heeft genoeg ruimte voor uw kopje koffie maar de overvloed bestanden die bewaard worden is net zo onoverzichtelijk.
Met de komst van de computer zou alles makkelijker worden. Geen fysieke papieren opslag maar een overzichtelijk gemakkelijk terug te vinden archief op een computer of server. Voor veel mensen en bedrijven resulteerde dit uiteindelijk in een bewaardrift die een onstuitbare vraag naar opslagruimte tot gevolg heeft.
Nog maar enkele jaren geleden pasten onze bestanden op USB sticks toen dat niet meer voldeed op externe harddisk (en) en uiteindelijk in de Cloud. Hebben we deze extra opslag echt nodig of wordt tegenwoordig zomaar alles bewaard?
Een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd. Dit geldt ook zeker voor uw digitale omgeving. Bekijk uw bestanden kritisch. Zijn de opgeslagen bestanden volledig, hoe vaak werk ik er nog mee, waar en hoe sla ik het bestand op en is het geschikt voor het archief? Last but not least vergeet niet uw prullenbak op uw bureaublad of uw mailbox te gebruiken en regelmatig te legen.

  • Wat kan er in het archief

    Voordat documenten het archief ingaan, moeten de documenten gestructureerd kunnen worden opgeslagen bijvoorbeeld in (project)mappen. De mappen zullen eenduidig moeten worden ingericht en het fysieke en digitale archief komen bij voorkeur overeen. Niet alle documenten kunnen zomaar in het archief worden opgeslagen alleen de definitieve versies. Bedenk, dat ook andere medewerkers de gedocumenteerde stukken kunnen begrijpen wanneer zij niet op de hoogte zijn van de geschiedenis van de totstandkoming van het document. Verder is het van belang dat de documenten (documentatie) volledig zijn. Bedenk dat een archief een dynamisch geheel is dat ook jaarlijks opgeschoond dient te worden.

  • Aan de slag

    Besteed binnen uw bedrijf een vergadering aan het onderwerp archivering en back-up. Zo kunt u gezamenlijk bepalen hoe uw digitale archief eruit ziet en hoe u het zou willen hebben. Wanneer u vervolgens elke drie maanden tijd besteed aan de archivering van uw bestanden gaat dit steeds makkelijker.
    NETW kan u helpen om uw archief op de server te structureren. Ook kunnen wij samen met u en uw medewerkers een Trashmail middag organiseren waarmee we op een leuke constructieve wijze aan slag gaan om de goed gevulde mailboxen op te ruimen.

    Voor meer informatie over dit onderwerp of andere zaken kunt u altijd contact met ons opnemen.

[:]

Posted in:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *